بیش از یک ماه است که از آغاز پروژه مربی گری مدیریت فرایند در پژوهشگاه صنعت نفت گذشته است. در این مطلب کمی در خصوص این پروژه به شما اطلاعات خواهیم داد.
راهبرد پژوهشگاه صنعت نفت، ایجاد ارزش افزوده از راه تولید و تجاری سازی فناوری با رویکرد اصل انجام پژوهش برای توسعه و داخلی‌سازی فناوریهای جدید است. فعالیتهای پژوهشگاه در سه مجموعه «پردیس پژوهش و توسعه صنایع بالادستی نفت»، «پردیس پژوهش و توسعه صنایع پاییندستی نفت» و «پردیس پژوهش و توسعه انرژی و محیط زیست» انجام میشود.
این پروژه از جایی آغاز شد که حدود شش ماه قبل دوره های آموزشی زیر به مدت ۶ روز در این مجموعه برگزار شد. پیشران برگزاری این دوره ها آگاهی مدیران ارشد پژوهشگاه نسبت به مزایا و منافع حاصل از اجرای مدیریت فرایندو دستور آنها مبنی بر انجام مدیریت فرایند و همچنین تصمیمات صحیح مدیران سیستم ها و روش ها و فناوری اطلاعات و بدنه کارشناسی حاضر در این دو واحد بود.
پس از برگزاری جلسات مشاوره اولیه رویکرد پروژه چنین تعریف شد که توسط خود پرسنل پژوهشگاه و با منابع داخلی مدیریت فرایند در این مجموعه انجام شود. این موضوع دلایل مختلفی داشت ولی کمبود یا تقریباً نبود بودجه بابت تخصیص به اینکار و کیفیت نه چندان بالای پروژه های مدیریت فرایند انجام شده توسط شرکت های مشاوره مدیریت و پیمانکاری این حوزه از مهم ترین دلایل برشمرده شده است.
در ابتدا طی شش روز اقدام به برگزاری دوره آموزشی در مورد موارد پایین نمودیم:
آموزش BPM
آموزش BPMN
آموزش visual-paradigm
آموزش ۵ نرم افزار پر کاربرد BPMS
یکی از نقاط مثبت این دوره ها، حضور کارشناسان و مدیران واحدهای تحلیل و طراحی سیستم ها، فناوری اطلاعات و نرم افزار، برنامه ریزی استراتژیک و سایر واحدهای مشابه در کنار یکدیگر با هدف ایجاد یک زبان مشترک بود.
سپس به عنوان مشاور و یکی از اعضا تیم انتخاب نرم افزار BPMS، اقدام به انتخاب نرم افزار BPMS مناسب با توجه به شرایط و نیازمندی های پژوهشگاه نمودیم. در نهایت نرم افزار Bizagi به عنوان نرم افزار BPMS منتخب برای پژوهشگاه انتخاب شد. منتها پژوهشگاه بابت نرم افزار Bizagi مبلغی پرداخت نکرد و قرار است تنها بابت خدمات آموزشی و ساخت فرایند هزینه پرداخت نماید.
در ادامه به عنوان مربی مدلسازی فرایند ۲ نفر از همکاران ما، شروع به مدلسازی فرایندهای حوزه مدیریت پروژه و تدارکات با حضور کارشناسان واحد سیستم ها و روش های پژوهشگاه نمودند. نحوه کار به اینصورت بود که ما در جلسات مصاحبه فرایند موردنظر را مدل میکردیم منتها در حین جلسه کارشناسان واحد سیستم ها نیز حضور داشتند. پس از جلسه برای کارشناسان برخی تکالیف تعیین می شد که در طول هفته اقدام به انجام آنها میکردند. پس از چند فرایند، کارشناسان واحد سیستم ها و روش ها خود اقدام به مدلسازی فرایندها نموده و اشکالات آنها توسط مربیان ما در جلسات داخلی شناسایی و اشاره می شد.
در مورد مربی گری مدیریت فرایند بیشتر بدانید
به این ترتیب با برگزاری چند جلسه مصاحبه مدلسازی فرایند با واحدها با حضور کاشناسان سیستم ها و روش ها توسط ما و برگزاری چند جلسه رفع اشکال مدلسازی های انجام شده توسط مربیان ما برای کارشناسان مذکور، آنها به تسلط قابل قبولی جهت مدلسازی فرایندها، مدیریت برگزاری جلسات مصاحبه، بکارگیری استاندارد BPMN2 و نرم افزار ویژوال پارادایم دست پیدا کرده اند و حضور ما به عنوان مربی روز به روز در حال کاهش است.
نکته با اهمیت دیگر در خصوص این پروژه مدلسازی فرایندها در سطج ۴ یا پایین ترین سطح ممکن است. در خصوص انواع سطوج مدلسازی در کتاب آموزش فشرده و کاربردی مدلسازی فرایند و استاندارد BPMN توضیحات مفصلی ارائه شده است ولی بطور خلاصه میتوان گفت یکی از مهم ترین مشکلات و خروجی های پیمانکاران حوزه مدیریت فرایند کشور و شرکت های مشاوره مدیریت فعال در این زمینه مدلسازی فرایندها مدلساز فرایندها در سطوج بالاتر است. یعنی در سطوحی فرایندها را مدل میکنند که از آن مدل ها در فاز پیاده سازی نمیتوان به راحتی استفاده کرده و برای پیاده سازی فرایندهای مدل شده خصوصاً در نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها، نیازمند دوباره کاری و بعضاً برگزاری مجدد جلسات مصاحبه خواهیم بود.
راه اندازی نرم افزار Bizagi در پژوهشگاه صنعت نفت
