چارچوب وسک در مدیریت فرایند ( BPM)
ماتیاس وسک این چارچوب را در سال ۲۰۰۷ ارائه کرد. این چارچوب براساس چرخه حیات فرآیندهای کسب و کار طراحی شده است. چارچوبی که تشریح می‌شود، با بررسی کردن فازهایی که برای توسعه‌ی کاربردهای فرآیند کسب و کار ضروری هستند، یک دید گسترده و پروژه محور دارد و رویکردی همزمان از بالا به پایین و پایین به بالا دارد.
همانگونه که قبلاً ذکر شد، این چارچوب همه مراحل چرخه حیات BPM را پوشش می‌دهد و از این نظر چارچوب جامعی است. اما فازها و گام‌های این چارچوب فاقد جزئیات لازم برای پیاده‌سازی آن هستند و چارچوب تنها به تشریح کلیات اکتفا کرده است. هر چند این موضوع باعث انعطاف‌پذیری چارچوب شده است؛ اما ریسک استفاده از آن را افزایش می‌دهد.
فازهای عمده این چارچوب در شکل زیر قابل مشاهده است.
فاز ۱: استراتژی و سازمان
نخستین فاز این چارچوب، فاز استراتژی و سازمان است. این فاز از فرآیندهای اختصاصی کسب و کار عملیاتی مستقل است، زیرا با شناسایی استراتژی کلی کسب و کار و اهداف مربوطه سر و کار دارد. در این فاز، اهداف استراتژیک مثل اهداف عملی، ماموریت، چشمانداز و …. مشخص میشوند. سازمان به شیوه‌ای پی‌ریزی می‌شود که فرآیندهای کسب و کار بتوانند با موفقیت در کمپانی پیاده‌سازی شوند. لذا فهم و شناخت استراتژی کسب و کار برای شناخت و بهبود فرایندها امری لاازم است.
فاز ۲: بررسی
فاز بررسی، اولین فازی است که مستقیما به درک فرآیندها می‌پردازد. هدف کلی این فاز، بررسی، جمع آوری و سازمان‌دهی اطلاعات مربوط به تمام جنبه‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. در این فاز، اهداف پروژه تعیین میشوند، تیم پروژه تشکیل می شود، و اطلاعات پیرامون محیط فرآیند کسب و کار جمع آوری می‌شود. مطالعات تجربی بر مبنای تکنیک‌های مصاحبه، و یک تحلیل از مستندات در دسترس، هدایت میشوند. همانطور که فعالیت‌ها در این فاز به مرکزیت حوزه‌ی کسب و کار قرار می‌گیرند، محیط تکنیکی اجرای فرآیند کسب و کار نیز مورد بررسی قرار می‌گیرد، زیرا میتواند مستلزم درک فرآیندهای کسب و کار باشد. زیرساخت‌های فنی مورد نیاز و مشکلات و محدودیت‌های احتمالی در این زمینه شناسایی میشوند. براساس چرخه‌ی حیات فرآیند کسب و کار، می‌توان به فاز بررسی به عنوان یک فاز آماده‌سازی برای فاز تحلیل و طراحی چرخه‌ی حیات BPM نگریست.
این فاز با تشکیل تیم مرکزی شروع می‌شود. برای به دست آوردن دیدی از فرایندهای عملیاتی، افراد و واحدهای سازمانی درگیر در پروژه، تیم مرکزی بررسی محیط را آغاز می‌کند، و بر اساس اطلاعات بدست آمده، ممکن است که افراد دیگری در سازمان برای عضویت در تیم مرکزی دعوت شوند.
در جلسه آغازین، اهداف کلی پروژه، خصوصیات و ویژگی‌های روش مورد استفاده و حوزه‌های پروژه برای اعضای تیم شرح داده می‌شود. فعالیت بعدی بررسی ساختار سازمانی و مستندات عملیات مختلف سازمان است.
مهمترین فعالیت در این فاز، بررسی جزییات جنبه‌های مختلف سازمانی و فنی است. راه‌های زیادی برای دستیافتن به اطلاعات لازم در این فاز وجود دارد. مصاحبه یکی از راه‌های زمان‌بر مفید در این زمینه است. پس از جمع آوری، اطلاعات بدست آمده مستند میشوند. این مستندات باید به تایید اعضای تیم برسد. با تایید اطلاعات جمع‌آوری شده این فاز پایان می‌یابد.
فاز۳: طراحی
در فاز طراحی، اطلاعات جمع‌آوری شده تحلیل شده و یکی میشوند. مهمترین فعالیت در این فاز شناسایی فرایندها و مدل کردن آنهاست. این مدل‌های فرآیند کسب و کار به عنوان یک مبنای ارتباطی برای ذینفعان مختلف به کار می‌روند تا فرآیندها را بهبود دهند و در نهایت اهداف اجرایی که در فاز استراتژی مطرح شدند بتوانند درک شوند.
بهبود فرآیند کسب و کار نه تنها فرآیند واقعی را تعیین می‌کند، حتی محیط سازمانی و فنی که فرآیندهای کسب و کار در آنها تصویب می شوند را نیز مشخص می‌کند در سطح سازمانی، امکان دارد نقش‌های جدیدی که نیاز به مهارت ها و شایستگی‌های جدیدی دارند ظهور کنند تا فرآیندهای کسب و کار را مؤثرتر درک کنند و خدمت بهتری به مشتریان ارائه بدهند.
با توجه به چرخه‌ی حیات فرآیند کسب و کار، این فاز با فاز طراحی و تحلیل مرتبط است. این فاز تکنیک‌های مدل کردن فرآیند، و تکنیک‌های اعتبارسنجی، شبیه‌سازی و صحت سنجی را در بر دارد.
فاز ۴: انتخاب پلاتفرم
فاز انتخاب پلاتفرم از مدل‌های فرآیند کسب و کار به همراه اطلاعات مربوط به محیط‌های سازمانی و تکنیکی فرآیند کسب و کار استفاده می‌کند تا یک بستر فنی مناسب که فرآیند کسب و کار بر روی آن اجرا می‌شود را انتخاب کند.
تنوع گسترده‌ای از پلاتفرم‌ها می‌توانند برای پیاده‌سازی فرآیندهای کسب و کار مناسب باشند، مانند معماری‌های سرویس محور که جریان‌های کار سیستم را درک می‌کنند، یا سیستم‌های مدیریت جریان کار که جریان‌های کار و فعل و انفعال انسانی را پشتیبانی می‌کنند.
در شرایطی که سیاست‌های مستند و رویه‌های مشخص شده‌ی کسب و کار، فرآیندهای کسب و کار را پشتیبانی می‌کنند، در این فاز بسترهای غیر فنی مورد نیاز برای پیاده‌سازی BPM نیز می توانند انتخاب شوند.
فاز ۵: پیاده سازی و تست
پیاده‌سازی باید توسعه‌ی مدل پیش الگو را شامل شود، و از کارکنان خبره در طراحی، بازخورد بخواهد.
بسته به فناوری خاص مورد استفاده، تعاریف قطعی نوع داده وضع میشوند، همانگونه که جریانات کنترل بین فعالیت‌ها و درک تکنیکی از فعالیت‌ها، به وسیله‌ی یکپارچه‌سازی سیستم‌های کاربری موجود، وضع میشوند.
برای اطمینان از اینکه راه حل فنی به طور تاثیرگذاری فرآیند کسب و کار را پوشش می‌دهد، آزمایشات گسترده‌ای لازم است. همچنین مهم است که جنبه‌های غیر وظیفه‌ای فرآیند، مورد مطالعه قرار گیرند، مانند کارایی و قدرت، تا مشکلات مرتبط به آنها پس از توسعه سیستم ظاهر نشوند.
فاز ۶: توسعه
در طی فاز توسعه، پیاده‌سازی فرآیند کسب و کار در محیط هدف گسترده می‌شود. جنبه‌های فنی و نرم افزاری باید مورد توجه قرار گیرند تا اطمینان حاصل شود که در طی توسعه، فرایندها و سازمان دچار مشکل نمی‌شوند. جنبه‌های سازمانی نیز باید مورد توجه قرار گیرند، مثلاً، می‌توان از تربیت و آموزش کارکنان خبره نام برد. بسته به محیط اختصاصی اجرای فرآیند و مهارت‌ها و تجارب کارکنان خبره، این فعالیت‌ها باید در مرحله‌ی زمانی زودتری آغاز شوند، احتمالاً بعد از آنکه اولین مدل پیاده‌سازی پیش الگوی پایدار در دسترس باشد.
فاز ۷: بهره برداری و پایش فرایند
در فاز بهره‌برداری و پایش این متدولوژی، کاربری فرآیند کسب و کار در محیط هدف اجرا می‌شود. اطلاعات اجرایی ارزشمندی جمع‌آوری می‌شود، که در بهبود فرآیند در یک مسیر تکامل تدریجی کاربرد دارد. این فاز با مرحله اجرا از چرخه‌ی حیات فرآیند کسب و کار، پیوستگی و وابستگی دارد.
فازهای این چارچوب با یکدیگر مرتبط هستند. این ارتباطات جهت دار یک ترتیب متوالی اکید را تعیین نمی‌کنند بلکه، وابستگی‌های نسبی بین فازها را مشخص می‌کنند و اینکه اطلاعات نوعی بین آنها منتقل میشوند.
این چارچوب، تکرار شونده و افزایشی است. با جمع‌آوری دانش درباره‌ی فرآیندهای کسب و کار و محیط آنها، سؤالات و موضوعات جدید ظاهر میشوند که نیاز به توجه در تکرار بعدی دارند. پیش نویس الگوی تکامل تدریجی به کمک فلش‌های بین فازها در شکل نشان داده شده است؛ همچنین میتواند به وسیله‌ی فعالیت‌های زیر پشتیبانی شود، که در یک روش تکراری در هر فاز اجرا میشوند.
این نوشته برگرفته از کتاب Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures میباشد.
برای مطالعه در مورد چارچوب جستون- نلیس در BPM به این صفحه مراجعه نمایید.
گوش دادن به پادکست های زیر میتواند برای شما بسیار مفید باشد:
پادکست: چرخه عمر مدیریت فرایند
رویکردهای مختلف انجام پروژه های مدیریت فرایند
به پادکستهای زیر توجه نمایید. در مورد ریسک ها و اشتباهات پروژه های مدیریت فرایند در کشور ما هستند: