چارچوب چانگ در مدیریت فرایند- بخش دوم
در مقاله قبلی به معرفی چارچوب چانگ در استقرار BPM پرداختیم و ۲ فاز ابتدایی این چارچوب را تشریح کردیم. در این مقاله مابقی مراحل این چارچوب چانگ در استقرار BPM تشریح میگردد.
فاز ۳: آنالیز
دراین فاز برنامه‌ریزی و تحلیل فرآیندهای پروژه صورت می‌گیرد. ورودی‌های این فاز فرآیندهای انتخاب شده برای بهبود به وسیله دفتر پیاده‌سازی و زمان تخمینی انجام پروژه است. به محض اینکه هدف پروژه مشخص شد، تیم پروژه، باید شکل بگیرد. در این فاز، تیم پروژه، منشور پروژه را توسعه می‌دهد و فرآیندهایی را که محدوده‌ی پروژه هستند، تحلیل می‌کند. در زیر به صورت خلاصه فعالیت‌هایی که به این فازها مربوط می‌شوند، آورده شده‌اند. در ادامه گام‌ها به صورت اجمالی توضیح داده شده‌اند.
شرکت کنندگان:
- تیم پروژه‌ی BPM
- کمیته‌ی راهبری
- ذینفعان پروژه
گام‌های اجرایی فاز تحلیل به شرح زیر هستند:
گام اول – تشکیل تیم پروژه
در این گام لازم است که فعالیت‌های زیر انجام پذیرد:
- رهبران تغییر و اعضای مرکزی تیم در این کسب و کار را در تیم پروژه وارد کنید.
- کمیته‌ی راهبری پروژه را ایجاد کنید.
- توجه و اطمینان سهام‌داران پروژه را جلب کنید.
گام دوم – تحویل منشور پروژه
در این گام لازم است که فعالیت‌های زیر انجام پذیرد:
- مسأله‌ی فرآیند، قلمرو پروژه، اهداف پیاده‌سازی، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، برنامه‌ی سطح بالای پروژه و فرضیات پروژه را مشخص کنید.
- از کمیته‌ی راهبری و سهام‌داران، برای نمودار پروژه، تأییدیه بگیرید.
گام سوم – تحلیل فرآیندها
در این گام لازم است که فعالیت‌های زیر انجام پذیرد:
- برای فرآیندهای موجود در قلمرو پروژه، اطلاعات فرآیند را جمع آوری نمایید.
- اطلاعات را تحلیل کنید تا کارایی فرآیندهای فعلی را مشخص کنید.
- چالش‌های فعلی فرآیند را مستند کنید.
تیم پروژه را تشکیل دهید:
تیم پروژه باید حداقل شامل مدیریت پروژه، مدیریت تغییر، تیم توسعه و پشتیبانی باشد. مدیریت پروژه، مسئول موفقیت پروژه است. بهترین حالت در مدیریت پروژه این است که یک مدیر پروژه مسئول ایجاد برنامه پروژه، هماهنگ کردن تیم‌های مختلف فعال در پروژه، درگیر ساختن کمیته هدایت و ذینفعان پروژه باشد. کمیته‌ی هدایت از مدیران ارشد واحدهایی تشکیل می‌شود که تحت تأثیر پروژه‌ی BPM خواهند بود.
تیم تغییر از رهبران تغییر، اعضای تیم مرکزی متخصصان طراحی سازمان و متخصصان طراحی فرآیند تشکیل می‌شود. اعضای تیم مرکزی نمایندگان واحدهای سازمانی هستند که اطلاعات کافی در مورد فرآیندهای در حال اجرای سازمان دارند.
پشتیبانی تیم تغییر را تیم توسعه و تیم پشتیبان تکنولوژیکی بر عهده خواهد داشت. تیم توسعه برنامه‌هایی را اجرا خواهد کرد که برای پشتیبانی از طراحی مدیریت فرآیندها لازم خواهد بود. تیم توسعه شامل طراحان و توسعه دهندگان وب معماران ساختارهای کسب و کار و متخصصان استفاده از نرم افزار BPMS خواهد بود.
آخرین تیم در پروژه مدیریت فرآیند تیم پشتیبان تکنولوژیکی است. این تیم مسئولیت کارهای مربوط به مدیریت و اجرای سیستم‌ها و بهینه‌سازی آنها را بر عهده دارد.
منشور پروژه:
بعد از تشکیل تیم پروژه، کار بعدی ایجاد منشور پروژه است. منشور پروژه، شامل مشکلات فرآیندها، حوزه‌های پروژه، اهداف پیاده‌سازی، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و مفروضات پروژه است. مهمترین هدف منشور پروژه اطلاع‌رسانی و برقراری ارتباط با تمامی افراد درگیر و تحت تأثیر پروژه است. کمیته‌ی هدایت و ذینفعان پروژه این منشور را امضاء خواهند کرد.
تحلیل فرآیندها:
همانطور که پیش از این بیان شد، اطلاعات فرآیندهای جاری سازمان در فاز تحقیق جمع‌آوری می‌شوند. تحلیل در این فاز بر روی اطلاعات جمع‌آوری شده در مرحله‌ی قبل صورت می‌گیرد.
یکی از وظایف دفتر پیاده‌سازی، فراهم‌آوردن تکنیک‌ها و ابزارهای لازم برای تحلیل فرآیندها است. علاوه بر سنجش عملکرد فرآیندها، تیم پروژه باید چالش‌های فرآیندهای موجود را در حال انجام تحلیل مشخص کند. با استفاده از سنجش عملکرد و چالش‌های بدست آمده، اهداف واقع‌بینانه پروژه قابل حصول خواهند بود. نتایج بدست‌آمده از فاز تحلیل ورودی تهیه منشور پروژه خواهند بود.
فاز۴: طراحی
اهداف اولیه این فاز، طراحی بهترین راه حل مدیریت فرآیندها و ساخت پیش الگویی است که امکان انجام راه حل ارائه شده را تأیید می‌کند. در زیر به صورت خلاصه فعالیت‌هایی که به این فازها مربوط می‌شوند، آورده شده‌اند.
شرکت کنندگان
- تیم پروژه BPM
- ذینفعان پروژه
گام‌های اجرایی فاز طراحی به شرح زیر اند:
گام اول – طراحی بهینه فرآیند کسب و کار
در این گام لازم است که فعالیت‌های زیر انجام پذیرد:
- کارگاه‌ها را هدایت کنید تا ورودی‌های کسب و کار را به دست آورید.
- جایگزین‌های طراحی را آماده کنید.
- برای انتخاب بهترین گزینه از شبیه‌سازی استفاده کنید.
- به وسیله‌ی تکرار شبیه‌سازی طراحی و بهبود، گزینه‌ی منتخب طراحی را بهینه کنید.
گام دوم – ساخت پیش الگو (Prototype) فرآیند
در این گام لازم است که فعالیت‌های زیر انجام پذیرد:
- شاخه اولیه‌ی فرآیند از راه حل مدیریت فرآیند را انتخاب کنید.
- منطق کسب و کار، تقاطع اجزاء و صفحات وب برای پیش الگوی راه‌حل را ایجاد کنید و توسعه دهید.
گام سوم – کامل نمودن طراحی دقیق فرآیند
در این گام لازم است که فعالیت‌های زیر انجام پذیرد:
- در حمایت از راه حل مدیریت فرآیند، طراحی ساختار سازمانی را با نقش‌ها و مسئولیت‌های بازنگری شده به روز کنید.
- همه مسیرها و سناریوهای ممکن برای یک فرآیند را طراحی کنید.
- مدل تکنیکی راهکار ارائه شده را توسعه دهید.
- اسناد طراحی وظیفه‌ها و پستها را کامل کنید.
تیم تغییر مسئول طراحی راه‌حل خواهد بود. شیوه‌ی طراحی شامل برگزاری کارگاه‌های متعدد با ذینفعان جهت بدست آوردن ورودی‌های لازم است. راه‌حل‌های آلترناتیو طراحی شده وارد سیستم BPMS شده و شبیه‌سازی انجام خواهد شد تا بهترین آلترناتیو انتخاب شود. پس از آن لازم است که آلترناتیو انتخاب شده بارها مورد بررسی قرار گرفته و با رسیدن به سطح جزئیات که مد نظر است، بهبود یابد.
همزمان با بهبود راه‌حل ارائه شده، لازم است که متخصصان طراحی سازمانی، تغییرات لازم برای بهره گرفتن از راه‌حل را بررسی و تعیین کنند. تغییرات سازمانی ممکن است به سادگی تغییر دستور‌العمل انجام یک شغل یا به پیچیدگی تغییرات کلی واحدهای سازمانی باشد. خروجی طراحی سازمانی شامل دستور‌العمل‌های انجام شغل‌ها، نقش‌ها، فعالیت‌ها و فرآیندهای کاری خواهد بود. نقش‌ها و فعالیت‌هایی که در وضعیت مطلوب باید صورت پذیرند تا در انتهای فاز طراحی باید نهایی شوند.
پیش الگویی که جهت تأیید امکان اجرای راه‌حل ساخته می‌شود، باید تمامی شاخه‌ها و بخش‌های راه‌حل را در بر داشته باشد. یکی از مزایای ساخت پیش‌الگو، کاهش ریسک پیاده‌سازی است.
ساخت پیش‌نمونه فرصتی خوب برای همکاری میان تیم‌های مختلف پروژه است. برای انجام این کار لازم است که تیم تغییر و تیم توسعه با هم کار کنند. متخصصان طراحی فرآیند از تیم تغییر جریان فرآیند را ایجاد کرده و تیم توسعه کدهای اسکریبت منطق کسب و کار و یکپارچه‌سازی برنامه‌های کاربردی یا سرویس‌هایی که در پیش‌الگو وجود دارند را توسعه می‌دهد.
فاز ۵: پیاده‌سازی
در انتهای فاز طراحی، پیش‌الگوی راه‌حل ساخته شده و امکان اجرایی شدن راه‌حل مشخص شده است. در فاز پیاده‌سازی باقیمانده‌ی راه‌حل به اجرا در می‌آید. فعالیت‌های که باید در این فاز انجام شوند به این شرح هستند:
- مستندات طراحی فنی را کامل کنید.
- برنامه‌ها و ابزارهای کاربری لازم برای بهبود فرآیند را توسعه دهید.
- برنامه نرم‌افزاری را در یکی از واحدها تست کنید.
- تست یکپارچگی را که شامل تمامی نقش‌ها، عناصر و برنامه‌ها می‌شود اجرا کنید.
- مستندات آموزشی را طراحی کنید.
- مستندات راهنمای کاربران را طراحی کنید.
- به کاربران اجازه دهید از راه‌حل استفاده کنند.
کار بر روی مستندات طراحی فنی در واقع می‌تواند در طول فاز طراحی آغاز شود. طراحی فنی که جهت پشتیبانی از ساخت پیش‌الگو لازم است باید پیش از ساخت آن کامل شود. هر بخشی از طراحی فنی که برای انجام کامل راه‌حل لازم است ولی در بخشی از پیش‌الگو نبوده و در بخش قبل طراحی نشده است، باید در ابتدای این فاز تکمیل شود.
پس از نهایی شدن طراحی فنی، اعضای تیم فنی شروع به توسعه آیتم‌هایی می‌کنند که به آنها اختصاص داده شده است. تست‌های واحد اولین سری چرخه‌ی تست‌های نرم‌افزاری هستند. مجموعه‌ی دیگر تست‌ها، تست‌های یکپارچه‌سازی‌میباشند. ابزارهای بسیاری در بازار جهت مدیریت تست‌ها وجود دارد از جمله Test Director از شرکت Silk Centeral, Mercury Interactive از شرکت Segue Software، Etest از شرکت Emprix و …. . نویسنده این متدولوژی پیشنهاد می‌کند که جهت تست برنامه‌ها از یکی از ابزارهای ذکر شده استفاده شود.
تست یکپارچه‌سازی متخصصان طراحی فرآیند از تیم تغییر و اعضای تیم توسعه را درگیر خواهد کرد. اعضای تیم مرکزی و متخصصان طراحی سازمانی مسئول خلق مستندات آموزشی هستند.
فاز پیاده‌سازی فازی است که بیشترین نیاز را به درگیری تیم پشتیبان تکنولوژیکی دارد.
پس از اتمام فعالیت‌های گفته شده، به کاربران اجازه‌ی استفاده از راه‌حل مدیریت فرآیند داده می‌شود. و برخی از اعضای تیم پروژه باید به گروه‌های خاصی از کاربران جهت پشتیبانی اختصاص داده شوند.
فاز ۶: پشتیبانی
آخرین فاز متدولوژی چانگ، فاز پشتیبانی است. در حالیکه سه فاز قبلی- تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی- تیم پروژه مدیریت فرآیندها را درگیر می‌ساخت. مسئولیت این فاز با دفتر پشتیبانی فرآیند خواهد بود. واحدهای سازمانی مدیریت فرآیند به خبره‌ی فرآیند گزارش می‌دهد. دفتر پیاده‌سازی، واحدی است که پروژه‌های مدیریت فرآیند را پیاده‌سازی می‌کند. تیم پروژه‌ی مدیریت فرآیند که در فازهای تحلیل، طراحی و پیاه‌سازی شرکت می‌کنند تحت حمایت دفتر پیاده‌سازی خواهند بود. دفتر پشتیبانی فرآیند واحدی سازمانی است که پشتیبانی از راه‌حل‌های ارائه شده توسط پروژه‌ی مدیریت فرآیند را بر عهده دارد.
پس از اتمام فاز پیاده‌سازی برخی از اعضای تیم پروژه (مانند رهبران تغییر و اعضای تیم مرکزی به واحدهای کسب و کار باز می‌گردند در حالیکه باقی اعضای تیم خود را برای پروژه‌های دیگر آماده می‌کنند.
دفتر پشتیبانی فرآیند شامل چندین تیم مختلف پشتیبانی است. به کدام از تیم‌ها و فرآیندهای خاصی برای پشتیبانی اختصاص داده می‌شود. تیم پشتیبانی مسئول بازبینی عملکرد فرآیند، جمع‌آوری اطلاعات آماری فرآیندها، تأیید اعتبار راه‌حل ارائه شده برای مدیریت فرآیندها و مدیریت فرآیندها است.
بازبینی عملکرد فرآیندها و جمع‌آوری اطلاعات آماری آنها می‌تواند به وسیله‌ی نرم افزار BPMS صورت پذیرد. آمارهای عملکرد فرآیندها می‌توانند برای ما مشخص کنند که آیا پروژه BPM به اهداف اولیه‌ی طراحی که مد نظرش بوده است دست یافته است یا نه؟ اگر اهداف مد نظر به‌دست نیامده باشند، آمارها می‌توانند در تشخیص مشکلی که در طراحی وجود داشته کمک کنند، و بازخورد لازم جهت بررسی پیاده‌سازی را بدست دهند.
این مطلب برگرفته از فصل دهم کتاب Business Process Management System است.
از اینجا میتوانید سرفصل ها و اطلاعات تکمیلی در مورد دوره مدیریت فرایند را کسب نمایید.
پادکست معرفی چارچوب چانگ در مدیریت فرایند