برای درک اینکه ترسیم نقشه فرآیند چیست و تکنیک های مورد استفاده برای ترسیم نقشه فرآیند چه مواردی هستند، باید درکی از تعریف فرآیند داشته باشیم. یک فرآیند، دنباله ای از کارها یا فعالیت ها می باشد که وقتی به انجام برسند، ورودی ها را به نتیجه ای با ارزش افزوده تبدیل می کنند. اجرای فرآیند کسب وکار نیازمند مواد و منابع انسانی ای است که از تامین کنندگان درونی یا خارجی فراهم می آیند که فرآیند را تغذیه می کنند. نتایج، محصول ها و یا خدماتی هستند که نیازهای مشتری های درونی و خارجی را برآورده می نمایند.
هدف تکنیک های ترسیم نقشه فرآیند این است که راهی را معین کنند که ورودی های دریافت شده مورد استفاده و تغییر قرار گیرند تا این فرآیند با تاثیر گذاری (کارایی+ اثربخشی) کامل تکمیل شود.
برای اعمال کردن تکنیک های ترسیم نقشه فرآیند، شما باید همه ی جزئیات فرآیند را تحلیل کنید. بعد از آن، شما می توانید ترسیم نقشه و نمودار را برای آن انجام دهید تا جریان عملیاتی و روابط میان مناطق و فرآیندهای مختلف را نشان دهید.
تکنیک های مورد استفاده توسط ترسیم نقشه فرآیند ساختن سیستم های اندازه گیری و شاخص های عملکردی را ممکن و آسان می سازند. نیز ارزشیابی بی درنگ اجرای کارها، اندازه گیری نتایج، هزینه ها، تولید، سودمندی، خطرات و موارد بیش تر را ممکن می کند و مدیریت را آسانتر و کامل تر می نماید.
از طریق این ترسیم نقشه و با استفاده از این تکنیک ها، محاسبه ی هزینه ی کلی فرآیند، زمان اجرا، افراد مسئول، کارکنان تخصیص داده شده، زمان اختصاص داده شده برای هر منبع و پیاده سازی بهبودها و بهینه سازی ها ممکن می شود.
مراحل فرآیند BPM ترسیم نقشه و بهبود فرآیندها
برای اینکه بدانید قطعا بهبودی واقعی در سازمان خود به دست خواهید آورد، حتما از دنبال کردن بهترین کارها و تکینیک های ترسیم نقشه فرآیند اطمینان حاصل کنید به طوری که سرمایه گذاری شما ارزشش را داشته باشد.
مرحله یک- تیم هایی راکه می توانند مراحل فرآیند را توصیف کنند، تعیین کنید.
افرادی که در این فاز شرکت می کنند، افرادی هستند که این فرآیند را به شکل روزانه انجام می دهند. همچنین، کارکنان فرآیند تامین کننده و فرآیند مشتری بهتر است که در این مرحله به کار گرفته شوند.
مرحله دو- تعیین فرآیندها
دانش جامعی از سازمان به دست آورید و اطلاعات زیر را جمع آوری کنید:
* ساختار سازمانی، مشخصات هر واحد و مدیران اصلی
* راهبردهای رشد در هر بخش
* فرآیندهای کسب و کاری اصلی و کلیدی
*شاخص های کلیدی عملکردی صحیح
* سیستم های اطلاعاتی مورد استفاده سازمان
* اولویت بندی استراتژیک برای پیاده سازی فرایندها
مرحله سه- ترسیم نمودار برای فرآیندهای جاری
درباره ی سیاست هایی که فرآیندها را مدیریت می کنند، کارهای اجرایی، زمان سپری شده برای فعالیت ها، افراد درگیر در هر فعالیت و اینکه تامین کنندگان و مشتری های درونی چه کسانی هستند و تراکنش های آن ها چه چیزی هستند، اطلاعات جمع آوری کنید.
مرحله ۴- فرآیند کنونی را تحلیل کنید و بهبودهایی را پیشنهاد دهید.
مرور نقادانه ای از فرآیندها داشته باشید تا ریشه ی مشکلات و موقعیت های بهبوددهنده را در فرآیندها بیابید. منابع مشکلات و موقعیت ها:
* روش کاری
* تجهیزات و ماشین آلات
* مواد اولیه
* محیط فیزیکی
ابزارهای در دسترس:
* نمودار پارتو
* نمودار ایشیکاوا یا نمودار دلیل و اثر
اینها فقط برخی از تکنیک های در دسترس ترسیم نقشه فرآیند می باشند که توسط آنها مرحله ی ۴ را به انجام می رسانیم. در این مرحله بهتر است از نرم افزارهای مخصوص مدلسازی و مدیریت فرایند استفاده نمایید.
مرحله ی ۵- ترسیم نقشه برای جریان های محتمل آینده
راه حل های جایگزین برای مشکلات و فرآیندها ایجاد کنید. این یکی از مهم ترین تکنیک های ترسیم نقشه فرآیند می باشد و ما باید هر گزینه را به عنوان نتیجه ای از اثر آن بر موارد زیر، ارزیابی نماییم:
* مقرون به صرفه بودن
* مدت زمان پیاده سازی
* بهترین جایگزین بهبودی
* ترسیم نمودار برای نسخه ی جدید فرآیند.
مرحله ۶ – اولویت بندی و اتوماتیک سازی
فرآیندهای ابتدایی برای پیاده سازی و اتوماتیک سازی را تعیین کنید. راهبرد اتوماتیک سازی را تعریف کنید:
* کدام جریان ها قرار است در ERP و کدام در BPMS اتوماتیک شوند؟
* کدام جریان ها نیاز دارند که از سیستم حمایت/ کنترل استفاده کنند؟
* به دست آوردن نرام افزار و سخت افزار
* تخصیص کنترل بر تولید شواهد
* معرفی و آموزش افراد
* پیاده سازی موثر و حمایت
مرحله ی ۷- نظارت، بهبود و گسترش اتوماتیک سازی
برای دنبال کردن شاخص ها و پیشنهاد دادن بهبودها، ملاقات های دوره ای را ترتیب دهید.
* فرآیندهایی را برای ثبت و اجرای تغییرات در فرآیندها ایجاد کنید.
* بهبودی برای کمیته ی فرآیندها مقرر نمایید.
* بر نسخه های فرآیند کنترل داشته باشید.
* فرآیندهای جدیدی را برای اتوماتیک سازی و تکرار گام قبلی تعیین کنید.
منبع: www.heflo.com
شاید خواندن این موارد نیز مورد علاقه شما باشد:
با مربی گری قادر خواهید بود بصورت داخلی و بدون نیاز به مشاور پروژه مدیریت فرایند خود را انجام دهید.
شیوه های پنج چرایی: ترسیم نقشه برای فعالیت ها و ساده سازی فرآیندها
کاربرد کارگاه های ساختاریافته در استخراج فرایندها