سیستم سازی راهکاری است که شما کار کمتری انجام دهید و سود بیشتری به دست بیاورید و حلقه مفقوده بسیاری از کسب و کارها و شرکت های ایرانی است.
اگر در سمت مدیریت کسب و کار هستید بدانید قطعاً سیستم سازی میتواند سودآوری کسب و کار شما را افزایش دهد در حالیکه انرژی کمتری صرف میکنید و اگر فارغ التحصیل یکی از رشته های: مهندسی صنایع، انواع گرایشات مدیریت، کامپیوتر، فناوری اطلاعات و سایر رشته های مشابه هستید، بدانید اگر بتوانید یک بنگاه اقتصادی را سیستمی کنید، از موقعیت شغلی و حرفه ای فوق العاده ای برخوردار خواهید شد.
کتاب اول سیستم سازی
این کتاب با مشارکت آکادمی سیستم سازی و مدرسه مدیریت فرایند تالیف و چاپ شده است. بر خلاف کتاب دوم که در این صفحه معرفی میشود، این کتاب تالیفی بوده و بر اساس تجربیات نگارندگان آن در حوزه تحلیل و طراحی سیستم است.
سرفصل های کتاب سیستمسازی کسب و کار
فصل اول: چرا سیستم سازی کنیم
در این فصل در خصوص اهمیت، ضرورت، مزیت های ناشی از سیستم سازی برای کسب و کارها و مدل های موفق سیستم سازی در کارآفرینی توضیحات و مثال های کاربردی ارائه شده است.
فصل دوم: جایگاه سیستم سازی در چرخه عمر کسب و کار
در این بخش چرخه عمر کسب و کار یعنی فرایند ایده تا کارافرینی هوشمند شرح داده شده است و مشخص میشود چه زمانی ضرورت دارد تا سیستمسازی در یک کسب و کار آغاز شود.
فصل سوم: پیش نیازهای سیستم سازی
اساساً انجام اقدامات مهم خصوصاً در حوزه کسب و کار نیاز به یک سری مقدمات دارند. نباید بی گدار به آب زد و باید پیش نیازها را برآورده نمود. در این فصل پیش نیازهای اصلی سیستم سازی را مطالعه خواهید کرد.
برخی از مهم ترین پیش نیازهای سیستم سازی کسب و کار عبارتند از:
۱) دیدگاه ده هزار برابری
۲) دیدگاه تکامل تدریجی
۳) تفکر سیستمی
۴) دیدگاه تحلیل کسب و کار
فصل چهارم: سیستم سازی فردی
اگر بخواهید سیستم سازی را در کسب و کار خود مستقر کنید، توجه به یک بعد آن کافی نبوده بلکه باید سیستم سازی را در چند منظر پیاده کنید. یکی از این ابعاد، بعد فردی سیستم سازی است. یعنی افراد باید یک سری تکنیک و مهارت فرابگیرند تا سیستم سازی در کسب و کار بتواند بصورت موثرتری مستقر شود.
فصل پنجم: الگوریتم سیستم سازی کسب و کار
این فصل مهم ترین فصل کتاب است و در آن الگوریتم سیستم سازی کسب و کار تشریح می شود.
مهم ترین مباحث ارائه شده در این فصل عبارتند از:
- تعریف ارزش های کسب و کار
- استخراج اهداف
- کشف سیستم های وضع موجود
- مدلسازی سیستم های وضع موجود
- استخراج لیست فرایندهای وضع موجود هر سیستم
- مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
- تحلیل و بهبود سیستم های موجود
- استخراج سیستم های مطلوب
- چگونگی اجرا کردن سیستم ها
- نحوه پایش و کنترل سیستم ها
در ادامه در مورد هر یک از مراحل ذکر شده در الگوریتم سیستم سازی، توضیحات مفیدی ارائه خواهیم کرد.
تعریف ارزش های کسب و کار
منظور از ارزشهای کسب و کار در واقع نحوه و چگونگی تعریف یک کسب و کار از اصول خود و ستونهای اصلی هویتش است. این تعاریف بر نحوه رفتار کسب و کار تاثیر میگذارد. هر کسب و کار دارای مجموعهای منحصر به فرد از ارزشهای اصلی است و این ارزشها از چشم انداز آتی و فرایندهای تصمیم گیری درون کسب و کار حمایت میکنند. آنها الهام بخش بهترین تلاش‌های کارکنان بوده و از طرفی اقدامات آنها را نیز محدود میکنند.
استخراج اهداف
اهداف کسب و کار، اهداف استراتژيكي هستند كه مديريت شركت براي مشخص كردن پيامدهاي مورد انتظار و هدايت كاركنان تنظیم میكند. مزایای زیادی برای ایجاد اهداف استراتژیک وجود دارد. از جمله اینکه اهداف استراتژیک، وظایف کارکنان را هدایت میکنند، فعالیتها و وجود کسب و کار را توجیه میکنند، استانداردهای عملکرد را تعریف نموده و محدودیت هایی را برای پیگیری اهداف غیرضروری و ایجاد انگیزه های رفتاری فراهم مینمایند.
کشف سیستم های وضع موجود
لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستمها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع سیستمها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.
یک نکته مهم دیگر که باید به آن توجه کنید این است که سیستمها در انواع کسب و کارها با ابعاد مختلف وجود دارند. از یک کسب و کار کوچک چند نفره تا یک کسب و کار بزرگ چند هزار نفره.
در همه کسب و کارها سیستمها هستند ولی امکان دارد در یک کسب و کار کوچک یک نفر متولی و مسئول چندین سیستم باشد ولی در یک کسب و کار بزرگ چندین نفر مسئول یک سیستم باشند. مثلاً در یک کسب و کار کوچک یک نفر مسئول تولید است و همان نفر مسئول خرید مواد اولیه، انبارداری و حمل و نقل ولی در یک کسب و کار بزرگ یک سیستم مثل خرید، خود دارای چندین متولی است. پس اگر کسب و کارتان خیلی بزرگ نیست، نگران نباشید، حتماً در کسب و کار شما نیز تعدادی سیستم وجود دارد که بصورت نامرئی هستند و در واقع کسب و کار شما از این سیستمها تشکیل شده است فقط باید بتوانید آنها را شناسایی و مرئی کنید. حتی اگر در مورد سیستمهای کسب و کار کار خاصی انجام نداده و تاکنون سیستم سازی نکردهاید باید بدانید هر کسب و کاری از تعدادی سیستم تشکیل شده است.
مدلسازی سیستم های وضع موجود
در گام بعدی پس از استخراج لیست سیستمهای موجود بهتر است آنها را مدلسازی کنید. در واقع هدف از مدلسازی در این مرحله این است که ارتباط این سیستمها با یکدیگر (ورودی و خروجیهای هر سیستم) و با موجودیتهای خارجی نمایش داده شود.
منظور از موجودیت خارجی عناصر خارج از کسب و کار است که سیستمهای ما با آنها ارتباط دارند. مثلاً سیستم منابع انسانی ما با یک موجودیت خارجی به اسم سازمان تامین اجتماعی یا سیستم مالی ما با یک موجودیت خارجی به اسم سازمان امور مالیاتی، سیستم زنجیره تامین ما با تامین کنندگان و کسانی که از آنها خرید میکنیم، سیستم فروش و بازاریابی ما با مشتریان بیرونی در ارتباط است.
برای مدلسازی ارتباط سیستمها با یکدیگر و با موجودیتهای خارجی میتوانید از نموداری تحت عنوان DFD یا نمودار جریان داده استفاده کنید.
استخراج لیست فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله باید به سراغ جزئیات هر سیستم برویم یعنی فرایندهای هر سیستم را مشخص کنیم. برای این کار ابتدا یکی از سیستمها را انتخاب کنید و آن را به مراحل اصلی تقسیم کنید. مثلاً سیستم زنجیره تامین متشکل از فرایندهای درخواست کالا، خرید کالا، خرید خدمت، منبعیابی و ارزیابی تامینکنندگان است.
این عمل را برای تمام سیستمهای خود انجام دهید تا لیستی از تمام فرایندهای موجود در آن سیستم را استخراج کنید.
برای اینکه راحتتر بتوانید تشخیص دهید هر سیستم معمولاً شامل چه فرایندهایی است، لیست انواع فرایندهایی که در هر کسب وکار میتواند وجود داشته باشد در قالب چک لیست سیستم سازی به تفکیک سیستم ارائه شده است. البته نگران نباشید قطعاً شما به عنوان یک کسب و کار کوچک یا متوسط به همه این فرایندها نیاز ندارید.
مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله بر اساس لیست فرایندهای استخراج شده در مرحله قبل باید فرایندهای کسب و کار خود را مدل کنید.
یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است. همین یک دلیل برای مدلسازی فرایندها کافی است منتها در این بخش به برخی از مهمترین دلایلی که باید بر اساس آنها اقدام به مدلسازی فرایندها نمود را ارائه خواهیم کرد.
به منظور مدلسازی فرایندها روشهای مختلفی ایجاد شده که فلوچارت یکی از این روشها است. البته روشها و استانداردهای دیگری برای مدلسازی فرایندها وجود دارد مثل BPMN2 که از فلوچارت کاملتر هستند. در نتیجه ما در این کتاب استاندارد BPMN2 را بصورت مختصر و مفید آموزش خواهیم داد. در نظر داشته باشید ما در این کتاب در نظر نداریم شما را به یک مدلساز حرفه ای فرایند با استاندارد BPMN2 تبدیل کنیم بلکه بخشهای مهم و پرکاربرد این استاندارد را برای مدلسازی وضعیت موجود معرفی خواهیم کرد.
تحلیل و بهبود سیستم های موجود
در این مرحله فرایندها را مورد تحلیل قرار میدهیم و فرایندهای دارای مشکل را بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف خواهیم کرد. البته این بدان معنی نیست که همه فرایندهای کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلیشان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه فرایندها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.
نحوه استخراج سیستم های مطلوب
در این بخش مشخص میشود کدامیک از سیستمها و فرایندهای مطلوب که برای رشد کوانتومی کسب وکار شما نیاز است هنوز در کسب و کارتان شکل نگرفته است.
در این گام باید فرایندهای مطلوبی که در حال حاضر در کسب و کار شما وجود ندارد شناسایی کرده و سپس بر اساس تکنیک اشاره شده در خصوص مدلسازی فرایندها (استاندارد BPMN2) نسبت به طراحی آنها اقدام کنید.
فرایندهای مطلوب از چند منبع مختلف قابل استخراج هستند.
- استراتژیهایی که فرایند چندانی از آنها حمایت نمیکند.
- الگوبرداری از کسب و کارها مشابه که پیشگام هستند.
- لیست فرایندهای مطلوب هر سیستم اشاره شده در چک لیست سیستم سازی
اجرا کردن سیستم ها
در طی مراحل قبل سیستمها و فرایندهای وضع موجود را شناسایی کردیم، آنها را تحلیل نمودیم و مواردی که نیاز به بهبود داشتند را نیز بهبود دادیم. در گام بعدی فرایندهایی که در کسب و کار ما لازم بودند ولی هنوز وجود نداشتند طراحی و مدل کردیم.
حالا باید به این موضوع بپردازیم که چطور میتوانیم این فرایندها را در کسب و کارمان جاری نماییم. البته به این معنی نیست که فرایندها در حال حاضر در کسب و کارمان جاری نیستند زیرا کسب و کار در حال ادامه دادن به حیات خود از طریق همین فرایندها است ولی اجرای این فرایندها کند بوده و با لختی زیادی و خطای انسانی مواجه هستند.
چند روش برای اجرای فرایندها و سیستمها وجود دارد. روش اول تدوین روش اجرایی و دستورالعمل (راهنما) برای هر فرایند است. یعنی برای هر فرایند یک راهنما تدوین خواهیم کرد و از پرسنلی که در اجرای آن فرایند درگیر هستند میخواهیم راهنما را مو به مو مطالعه کرده و بر آن اساس، فعالیتهای خود را انجام دهند.
اجرای فرایندها در حالتهای غیرمکانیزه (تدوین روش اجرایی و دستورالعمل) مشکلاتی را برای کسب و کار شما به همراه خواهد داشت که برای از مهمترین آنها عبارتند از:
- امکان وقوع خطای انسانی وجود دارد.
- اجرای فرایندها کند و پرهزینه است.
- سرعت اعمال تغییرات و بهبود در فرایندها پایین است.
- استخراج زمان و هزینه انجام فرایندها تقریباً غیرممکن است.
- امکان کنترل عملکرد افراد مشکل است.
- تهیه گزارشات در لحظه امکانپذیر نیست.
- و…
پس توصیه میکنیم برای تسهیل در اجرای فرایندها حتی المقدور آنها را بر روی بستر فناوری اطلاعات اجرا کنید و به اصطلاح آنها را مکانیزه نمایید.
برای توضیح بیشتر در این زمینه در فصل بعدی انواع زیرساختها و تکنولوژیهایی که به سیستمسازی کسب و کار شما کمک خواهد کرد، توضیح خواهیم داد.
پایش و کنترل سیستم ها
با طراحی شاخص و تعیین دوره‌های پایش، باید به اندازه‌گیری کارایی و اثربخشی فرایندها و سیستم ها در دوره‌های زمانی تعیین‌شده پرداخت. با اندازه‌گیری کارایی، ورودی و مسیر اجرای فرایندها را پایش میکنیم و با اندازه‌گیری اثربخشی خروجی، و تأثیرات بلندمدت فرایند را ارزیابی میکنیم.
این اندازه‌گیری مطابق فرمول شاخص که در شناسنامۀ فرایند تعریف شده است، صورت می‌گیرد و نتیجۀ اندازه‌گیری ثبت میشود.
فصل ششم: زیرساخت های سیستم سازی
در این بخش به معرفی برخی از مهمترین و کاربردی ترین زیرساخت های نرم افزاری، سخت ا فزاری و تکنولوژیکی سیستم سازی خواهیم پرداخت.
جهت سیستم سازی و نگهداری از سیستم ها، نیاز به استفاده از زیرساخت های نرم افزاری و سخت افزاری داریم که بدون آنها
در این فصل به معرفی برخی از مهمترین و کاربردیترین زیرساختهای نرم افزاری، سخت افزاری و تکنولوژیکی سیستم سازی خواهیم پرداخت. البته بدیهی است انواع و تعداد زیرساختهای مورد استفاده در هر کسب و کار حسب نوع فعالیت آن و سایر شرایط میتواند متفاوت باشد لیکن در ادامه زیرساختهایی مورد اشاره قرار گرفته که در اکثر کسب و کارها قابل استفاده باشند.
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)
نرم‌افزار BPMS یا Business Process Management Suite
تکنولوژی RPA یا Robotic Process Automation
نرم افزار ویژوال پارادایم
در ادامه در خصوص هر یک از نرم افزارها توضضیحاتی ارائه خواهیم کرد.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد این کتاب بر روی تصویر پایین کلیک کنید.
کتاب دوم سیستم سازی کسب و کار
یکی از کتاب هایی که از حوزه سیستم سازی به زبان فارسی ترجمه شده است نوشته سم کارپنتر است. در این کتاب به ضرورت و اهمیت سیستم سازی به خوبی پرداخته شده است. در واقع سئوال Why به خوبی تبیین شده است ولی در مورد چگونگی و نحوه سیستم سازی یا سئوال How خیلی وارد جزئیات نشده است. در عین حال یکی از بهترین کتاب ها و منابع موجود در حوزه سیستم سازی وجود دارد.
قطعاً برای شروع فعالیت در حوزه سیستم سازی خواندن این کتاب را توصیه میکنیم.
در ادامه فهرست مطالب کتاب را میتوانید مشاهده نمایید:
- پیش درآمد
- مقدمه چاپ سوم: ناکارآمدی، طلای کشف نشده
- مقدمه چاپ اول: فقط مکانیک
- دو رویکرد
- به خود و اطرافیانتان آرامش بدهید
- رهبری و پولسازی
- در دام افتاده
- آزمایشگاه سیستم سازی
- ساده ترین راه حل
- با پاسخ ها فکر کنید
- به جزئیات زندگی خود توجه کنید
- نگاهی اجمالی به ذهنیت سیستماتیک جدید شما
- به عنوان مدیران پروژه در کنار شما هستم
- تغییراتی در زندگی شما
- دو نکته قابل توجه
- بخش اول
- فصل اول: اهمیت کنترل سیستم ها
- آشفتگی
- روز به روز همراه با نا امیدی
- دایره تاثیرگذاری
- افزایش کارایی مصنوعی
- کمبود سیستم
- فصل دوم: کارها آنطور که انتظارش را دارید پیش نمیرود
- نگاهی به سنتراتل
- فصل سوم: حمله به لشکر موش ها
- ارقام نا امید کننده
- این قهرمان بودن مرا از بین میبرد
- بازی را باختم
- فصل چهارم: جرقه های تغییر
- سرآغاز
- هیچ کس توان ایستادگی در برابر سیستم های دنیا را ندارد
- جهان، پرقدرت و هدفمند به پیش میرود
- ما ماشین هستیم
- سوء برداشتی بزرگ
- نیروی قاطع و مقاومت ناپذیر
- نیروی اسرار آمیز طبیعت و خرابکار های بشری
- امنیت، آرامش و رایانه در کشورهای پیشرفته و جهان سوم
- تمام روز غرق در لذت
- ساختار زندگی شما
- هدفی استوار
- مسئله کنترل
- سنتراتل به یک ماشین تبدیل میشود
- از طبیعت به مکانیک
- قائده اساسی
- استحکام و انعطاف پذیری، دستاوردهای یک سیستم
- مثالی قابل تصور
- فصل پنجم: خلق یک ماشین
- آغازی دوباره
- هزینه ای که باید پرداخت
- تفکیک، ترمیم و مراقبت
- موارد علمی کاهنده استرس
- فصل ششم: سیستم های آشکار، سیستم های قابل مدیریت
- زنجیره ای از سیستم
- سیستم های زندگی خود را ببینید
- اندیشه سیستم سازی، ابزاری برای مدیریت
- ما به دنبال مدیریت سیستم هستیم
- باورهای ضد سیستم
- رهبری هوشمند
- وظیفه ما
- دریاهای طوفانی
- هنر کسب و کار
- ضعف مدیریتی در سیستم
- سیستم های ارتباطات شخصی
- زندگی شما: مشکل دار یا منظم
- فصل هفتم: ماموریت آغاز میشود
- اولین گام: سیستم ها را برای خود آشکار کنید
- از بیرون و از بالا نظاره گر طندگی خود باشید
- عملگرا باشید
- روزهایی متفاوت
- بخش دوم
- فصل هشتم: قرص اسب را ببلعید
- بیش از حد ساده
- به خودتان انگیزه بدهید
- سیستم سازی و ثبات
- گام ها را بردارید
- رکود احساسی
- چرخه احساسی خود را بشناسید
- جنایتکاران هم سیستم دارند
- مستحکم همچون فولاد
- سئوالات هدایتگر
- جریان
- پرش سه گام
- فصل هشتم: قرص اسب را ببلعید
- فصل نهم: ما مدیران پروژه هستیم
- الگوی شخصی شما
- نمیانده توزیع برق
- لذت بردن از دیدگاه جدید
- مدیریت سیستم
- مراقبت صحیح و ۹۹٫۹ درصد کارکرد درست
- از زندگی و کسب و کار خود فاصله بگیرید
- فصل دهم: اهداف راهبردی و اصول اجرایی کلی شرکت شما
- هدف راهبردی خود را مشخص کنید
- اصول اجرایی خود را مشخص کنید
- فصل یازدهم: روش کار شما
- ایجاد روش کار
- پرهایی در باد
- چهار نکته کلیدی برای ایجاد روش کار
- اولین روش کار ما
- خشک و انعطاف پذیر
- روش هایی رو به پیشرفت
- اعتبار سنجی
- نگارش ساده روش های کار
- نرم افزاری برای مدیریت کارها
- روشی برای ایجاد روش کار
- ایا این سخت گیری برای کارمندان قابل پذیرش است؟
- سختی و انعطاف پذیری
- کارمندان سنتراتل برای پیشنهاداتشان پاداش میگیرند
- رقبای شما اینکار را نمیکنند
- نکاتی مختصر در مورد نگارش روش کار
- بخش سوم
- فصل دوزادهم: خوب باشید، اما به اندازه کافی
- خیلی هم کمالگرا نباشید
- بن و جان
- نود و هشت درصد کمال کافی است
- خود را درگیر افکار بی فایده نکنید
- فصل دوزادهم: خوب باشید، اما به اندازه کافی
- فصل سیزدهم: خطاهای غفلت
- نامرئی و نابودکننده
- چه کارهایی را انجام نداده ایم
- بیکاری هم انرژی مصرف میکند
- فصل چهاردهم: شجاعت معقول
- پرداخت حقوق زیاد به کارمندان، نوعی شجاعت معقول
- طفره رفتن از کارها، فقدان شجاعت معقول
- فصل پانزدهم: اندیشه نقطه تبادل
- چندکارگی مخصوص ماشین ها است
- چهل ساعت کار هفتگی
- ایده ها و نقطه تبادل
- افکار بیهوده را از ذهن خارج کنید
- تثبیت عادت ها
- با ارامش پیش بروید و کارها را سازماندهی کنید
- فصل شانزدهم: کارمندانی فوق العاده، سیستمی فوق العاده
- بدون تردید از راهنماها استفاده کنید
- با داشتن این کارمندها شما بهترین ها را دارید
- تمرکز بر روی محصول یا بر روی سیستم؟
- کارمندات خود را با خواسته های خود آشنا کنید
- ارزیابی کارمندان
- موش ها را بکشید، ناوگان خود را فرمان به حرکت دهید
- فصل هفدهم: قهوه سرد و ثبات کیفیت
- هدف اصلی رهبر
- سیستم انعام دهی
- ما می بینیم و می آموزیم
- ارتقاء و نگهداری
- جایی برای همه چیز و هر چیز در جای خود
- فصل هجدهم: ارتباطات فراوان
- در کارکرد سیستم های ارتباطای دیگران تداخل ایجاد نکنید
- به قول های خود عمل کنید
- روش های ارتباطی در کسب و کار
- فصل نوزدهم: ساعات افزایش کارایی
- ماهیت گذاری ساعات افزایش کارایی بیولوژیکی BPT
- ساعات افزایش کارایی بیولوژیکی شما
- استفاده بهینه از ساعات افزایش کارایی بیولوژیکی شما
- ایا شما از این این دسته افراد هستید؟
- فراز و فرودهای رایج
- ساعات افزایش کارایی مکانیکی و کسب و کار واقعی
- هم شغل و هم کسب و کار
- تصویر سازی ذهنی
- ویژگی های شغل های سنتی
- مواظب باشید از پشت بام نیفتید
- مجموعه ای کامل و ارزشمند
- اتوماتیک سازی، محول کردن و حذف
- مدیریت BPT و MPT شما
- در این یک مورد محتاط باشید
- استفاده بهینه از نقطه فروش در زندگی
- فصل بیستم: میدان های بزرگ پاکستان
- بی قانونی
- همکاری یا رقابت
- زیربنایی محکم، سپس تقبل ریسک
- فصل بیست و یکم: توسعه سیستم، بهبود زندگی
- خلاصه ای از روش سیستم سازی
- به امتیازهای بعدی فکر کنید
- دیدگاهی که باید درونی شود
با کلیک بر روی لینک زیر میتوانید فصل اول کتاب را دانلود و مطالعه کنید
لطفا توجه نمایید:
کتاب دوم توسط موسسه ما چاپ نشده است. برای تهیه این کتاب میتوانید عنوان آنرا در گوگل سرچ و از فروشگاه های اینترنتی فروش کتاب اقدام به تهیه آن نمایید.
