در مطلب قبل یک روش برای اینکه چگونه سازمانمان را در زمینه مدیریت فرایند متقاعد کنیم! ارائه کردیم. در این مطلب یک روش دیگر برای متقاعد سازی سازمان و مدیران جهت انجام مدیریت فرایند ارائه میکنیم.
همه میدانیم یکی از دلایل مخالفت مدیران با انجام اقدامات و پروژه هایی مثل مدیریت فرایند، اوضاع نه چندان جالب سازمانها و شرکت ها از نظر مالی در چنین شرایط بد اقتصادی است.
در واقع هستند مدیرانی که به موضوعاتی مثل مدیریت فرایند علاقه و اعتقاد داشته و یا با کمی صحبت میتوان نظر مساعد آنها را در این زمینه جلب کرد. منتها یک دلیل توسط آنها ارائه میشود که مانع از استقرار مدیریت فرایند در سازمان ها میشود و آن این است: فعلاً بودجه کافی برای انجام چنین پروژه هایی را نداریم.
تا حدودی هم حق با آنها است. زیرا آن چیزی که معمولاً مرسوم است آن است که انجام چنین پروژه هایی نیازمند بودجه و هزینه زیادی است.
البته این موضوع را در نظر داشته باشید که اوضاع اقتصادی نه فقط برای سازمان های ایرانی بلکه برای اکثر کشورهای جهان دچار اختلال و افول شده است و این روند تنها منحصر به کشور ما نیست.
یکی از نسخه هایی که در این شرایط دنیا به سمت آن حرکت کرده است منتورینگ و مربی گری است. یعنی بجای اینکه کل پروژه را به یک یا چند پیمانکار با هزینه بالا برون سپاری کنیم، خود و با استفاده از منابع داخلی اقدام به انجام آن نماییم. به این ترتیب که از یک مربی خبره استفاده کرده که وی با استفاده از منابع داخلی سازمان و ارائه آموزش به آنها و ایفای نقش مربی گری با استفاده از همان منابع پروژه را در سازمان انجام میدهد. در واقع مربی قرار است در ابتدای پروژه حضور پررنگی داشته و با ارائه آموزش به تیم داخلی کارفرما و انجام چند نمونه اولیه با حضور آنها، به تدریج مسئولیت انجام کار را به تیم واگذار کرده و نقش نظارتی ایفا کند. حتی تا جایی که پس از مدتی نیاز به نظارت نیز به حداقل ممکن رسیده و یا به کلی حذف شود.
شایان ذکر است ما طی چند سال اخیر در چندین سازمان بزرگ، متوسط و کوچک نقش مربی مدیریت فرایند را بطور کاملاً موفق ایفا کرده ایم. یعنی با حضور در سازمان کارفرما، ضمن سازماندهی تیم و ارائه آموزش های اولیه لازم، چندین فرایند را با حضور کارشناسان ذیربط مدلسازی کرده ایم. سپس کارشناسان چندین فرایند را مدل کرده اند و ما اشکالات آنها را برطرف کرده ایم و پس از مدل سازی چند فرایند، بدنه سازمان به تسلط قابل توجهی در این زمینه دست پیدا کرده است. بطوریکه خود قادر است سایر فرایندها را بدون نیاز به کمک مربی و یا پیمانکار بیرونی مدلسازی کنند.
یکی دیگر از دلایلی که انجام پروژه مدیریت فرایند توسط منابع داخلی نسبت به برون سپاری به پیمانکاران را تقویت میکند، شناخت نسبتاً خوب تیم داخلی در مورد سازمان و فرایندهای آن نسبت به تیم پیمانکار است. به دلیل آشنایی کارشناسان داخلی کارفرما نسبت به پیمانکار بیرونی، مدلسازی فرایندها حتماً از سرعت و کیفیت بالاتری نیز برخوردار است. پس علاوه بر اینکه نیازی به پرداخت هزینه های سنگین به پیمانکاران و شرکت های پیمانکاری در این زمینه وجود ندارد، میتوان با کیفیت مطلوب و با خیال آسوده کار را به تیم داخلی آموزش دیده سپرد.
پس از مدلسازی فرایندها نوبت به پیاده سازی آنها میرسد. البته قاعدتاً منظور فرایندهایی است که تحلیل شده و اشکالات آنها برطرف شده اند. همانطور که قبلاً نیز اشاره شده است یکی از بهترین و در واقع بهترین روش پیاده سازی فرایندها مکانیزه کردن آنها در نرم افزارهای BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها است. در این زمینه نیز دو نوع هزینه متوجه سازمان ها خواهد شد. هزینه اول مربوط به تهیه نرم افزار و پلت فرم BPMS است و هزینه دوم نیز مربوط به پیاده سازی فرایندها در نرم افزار BPMS توسط پیمانکار.
برای مدیریت و کاهش قابل توجه هزینه ها در زمینه پیاده سازی فرایندها در نرم افزارهای BPMS نیز توصیه میشود از پلت فرم های که هزینه بسیار پایینی دارند استفاده کنید. نرم افزارهای مثل پروسس میکر و بیز ای جی در این دسته قرار میگرند. البته این موضوع را در نظر داشته باشید که همین نرم افزارهای بسیار کم هزینه توسط برخی از شرکت ها به قیمت های بالایی فروخته میشوند ولی فراموش نکنید که میتوانید با قیمت بسیار پایینی همین نرم افزارها را تهیه و مستقر کنید.
برای راهنمایی دقیق تر میتوانید از خدمات مشاوره رایگان ما در زمینه ارزیابی و انتخاب نرم افزار BPMS مناسب استفاده کنید.
در خصوص پیاده سازی فرایندها در نرم افزار BPMS نیز دقیقاً میتوان پروسه مربی گری را در پیش گرفت. یعنی یک مربی مسلط به نرم افزار BPMS منتخب به مجموعه شما مراجعه و چند فرایند را در سیستم BPMS با حضور خودتان پیاده سازی خواهد کرد. در همین حال به تیم پیاده سازی شما آموزش های لازم را ارائه خواهد کرد. در ادامه تیم سازمان شما چند فرایند را در BPMS پیاده سازی میکنند و مربی اشکالات آنها را برطرف میکند و به همین ترتیب دانش و مهارت انجام اینکار به تیم سازمان شما منتقل خواهد شد.
پس ملاحظه کردید که چطور میتوان مدیریت فرایند را بدون صرف هزینه های سنگین در سازمان ها پیاده سازی کرد. این موضوع را با مدیران خود در میان بگذارید و مشاهده کنید چطور به متقاعد شدن آنها در این خصوص کمک شایانی خواهد کرد.
کسب اطلاعات بیشتر در زمینه مربی گری مدیریت فرایند
پادکست این نوشته را همین جا بشنوید: