سازمان های سازگار با BPMS

سوالی که قصد داریم در این بخش به آن پاسخ دهیم این است که BPMS (سیستم مدیریت فرایند کسب و کار) برای چه سازمان هایی مناسب است؟

پاسخ بنده این است که BPMS برای هر سازمانی می تواند مناسب باشد.

خصوصی باشد یا دولتی، صنعتی باشد یا خدماتی، انتفاعی باشد یا غیر انتفاعی، کوچک باشد یا بزرگ و …

اما نکته مهم این است که BPMS زمانی می تواند مناسب باشد که سازمان ظرفیت و قابلیت بهره برداری از BPMS را داشته باشد و پیش نیازها و مقدمات استقرار سیستم BPMS را رعایت کرده باشد. به عبارت دیگر اندازه، زمینه فعالیت، پراکندگی و… بر امکان استفاده از BPMS تاثیر ندارند. این سازمان است که باید تصمیم بگیرد که آیا مایل است از BPMS استفاده کند یا روش های جایگزین را انتخاب نماید.

در واقع BPMS هم می تواند در یک شرکت مهندسین مشاور با ۱۰ تا ۱۵ نفر نیرو کارایی داشته باشد و هم می­تواند در یک بانک یا وزارتخانه دارای کارکرد مطلوب باشد. جالب تر اینکه برای هر دو سر طیف (یعنی چه سازمان های کوچک و چه سازمان های بسیار بزرگ) یک محصول ارائه می شود و محصول بر اساس اندازه سازمان در چند نسخه ارائه نمی شود.

اما باید توجه داشت که نکته اصلی برای حضور BPMS در یک سازمان نحوه پیاده سازی پروژه BPMS است که حضور BPMS در یک سازمان را موجب می شود یا در جهت عکس سازمان را از BPMS گریزان می کند.

بیشتر بخوانید: ناسا از کدام نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) استفاده میکند؟

در بسیاری از پروژه ها به علت فقدان برخی از پیش نیازها و منابع، نرم افزار BPMS پس از خرید کنار گذاشته شده و یا به صورت دکوری برای انجام چند کار ساده مورد استفاده قرار می­گیرد. در صورتیکه همین نرم افزار در یک مجموعه دیگر در حال کنترل فرایندها با گردش مالی چندین میلیارد تومان در سال است.

به خاطر دارم در مدیرارشد یکی از بزرگترین شرکت های حوزه نفتی با بنده تماس گرفت و گفت علیرغم هزینه بسیار بالایی که برای خرید و استقرار BPMS انجام داده اند بعد از گذشت دو سال موفقیت چشم گیری برایشان حاصل نشده است و درخواست کرد به شرکت آنها مراجعه و علت یا علت های این عدم موفقیت را عارضه یابی کنم.

بعد از برگزاری چندین جلسه یک لیست از عارضه ها شناسایی شد که بر عدم موفقیت استقرار نرم افزار BPMS تاثیر گذار بود. یکی از مهم ترین آنها عدم رعایت پیش نیاز های علمی پیش از استقرار و خرید نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) به شمار میرفت. در واقع سازمان و بدنه آن با موضوع مدیریت فرایند آشنا نبودند و نسبت به مدیریت فرایند اطلاعات کافی نداشتند و فرض شان این بوده صرفاً با خرید یک نرم افزار BPMS گران قیمت خارجی میتوانند سازمان خود را فرایندمحور کنند در حالیکه BPMS قطعه ای از پازل بزرگ مدیریت فرایند است.

بیشتر بخوانید: چرایی استفاده از سیستم مدیریت فرایندها یا BPMS

بنابراین باید گفت هیچ محدودیتی برای استفاده از نرم افزار BPMS برای یک سازمان خاص وجود ندارد و اگر BPMS در یک سازمان خاص به بهره برداری نرسیده است قطعاً فقدان منابع یا پیاده سازی اشتباه دلیل شکست بوده است.

البته در برخی از جلسات عنوان می­شود که BPMS برای شرکت های کوچک مناسب نیست یا BPMS در شرکت هایی که بزرگ هستند کاربرد ندارد که بنده به شدت مخالف هر دو نظر هستم.