پیمایش مسیر تحول دیجیتال به صورت موفقیت آمیز، برای اکثر سازمان ها بیشتر از آنکه شبیه دوی سرعت باشد شبیه دوی ماراتن است. در واقع، طی کردن این مسیر پر دستاورد اغلب می تواند طولانی و پیچیده باشد. با این حال، می توان از فناوری های محوری خاصی برای تسریع این فرآیند می تواند مورد توجه قرار گیرد.
مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) سال‌ها است که در استراتژی‌های تحول دیجیتالی یک مولفه کلیدی بوده است. شرکت‌هایی که دائماً در جستجوی فناوری‌های پیشرفته برای بهبود فرآیندهای کسب و کار خود هستند، اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) را به عنوان یک فناوری خیره کننده در حوزه فناوری اتوماسیون توصیف می کنند.
اما یک سوال مهم اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) چه تفاوتی با BPM دارد؟
RPA و BPM، عملکردهای کاملا متمایزی دارند اما از نظر اهداف بسیار نزدیک به هم هستند. آنها به طرز قابل توجهی یکدیگر را تکمیل می کنند و چارچوبی قوی ارائه می دهند که می تواند به اجرای یک راهبرد تحول دیجیتال یکپارچه در سطح سازمان کمک کند. شناخت و استفاده از هم افزایی بین RPA و BPM می تواند ابزار قدرتمندی در سازماندهی یک استراتژی موفق تحول دیجیتال باشد که مدیران ارشد می‌توانند به صورت جدی از آن استفاده کنند.
اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) چیست؟
اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) یک فناوری نرم افزاری است که به شما کمک میکند ربات هایی بسازید که در انجام کارهایی که با سیستم های کامپیوتری دارید به شما کمک می‌کنند. برای نمونه فرض کنید یک فایل اکسل دارای 5000 سطر دارید که باید هر کدام ردیف ها را داخل یک نرم افزار دیگر وارد کنید. در این صورت معمولا یک فرد در سازمان با صرف زمان زیاد این کار را انجام می‌دهد اما اتوماسیون فرآیند رباتیک کمک می کند شما برای این کار یک ربات طراحی کنید تا در زمان بسیار کمی با دقت بالا به جای یک فرد ربات این کار را انجام دهد. این ربات‌ها درست مانند کارمندان، می‌توانند کارهایی مثل درک کردن آنچه روی صفحه نمایش کامپیوتر است، زدن کلیدهای مناسب، کار با نرم افزارها، شناسایی و استخراج داده‌ها و انجام طیف گسترده‌ای از اقدامات تعریف‌شده را انجام دهند. اما ربات‌های نرم‌افزاری می‌توانند این کار را سریعتر و دقیقتر از افراد انجام دهند، بدون اینکه نیازی به بلند شدن و کشش یا استراحت یا نوشیدن چای داشته باشند.
با این حال، RPA یک راه حل اساسی برای کارهای تکراری و رویدادهای سطح پایین است که نیاز به استفاده از عملکردهای ماوس یا صفحه کلید دارند. این فقط برای انجام سریعتر کارها و صرفه جویی در تلاش انسان کار می کند. در اینجا ذکر این نکته ضروری است که RPA فرآیند را بهینه نمی کند. بلکه کمک می کند تا فعالیت‌های زمان بر و روتین با سرعت بیشتری انجام شوند.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟
BPM یک چارچوب است که سعی می کند. کل فرآیند کسب و کار را برای بهبود و بهینه سازی کارایی کلی سیستم بهینه میکند. بنابراین هنگامی که کسب و کار شما مجهز به BPM است، می توانید مطمئن باشید که فرآیند را از طریق تجزیه و تحلیل بهبود و ساده می کنید. این شامل نظارت بر وظایف و بهینه سازی آنها برای صرفه جویی در تلاش و زمان است.
تفاوت بین BPM در مقابل RPA چیست؟
اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) کارهای تکراری و مبتنی بر قانون را با استفاده از ربات های نرم افزاری که در سطح رابط کاربری کار می کنند، خودکار می کند. این موضوع بر اتوماسیون در سطح کار و اجرای سریع تمرکز دارد و برای کارهای خاص و تکراری بدون تغییر در فرآیند به طور اساسی به خوبی کار می کند. از سوی دیگر، مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) شامل یک رویکرد جامع برای مدیریت، بهینه سازی و بهبود کل فرآیندهای کسب و کار شامل فرایندهای سر به سر است که شامل تجزیه و تحلیل فرآیند، طراحی مجدد و اجرای فرایندها می شود و هدف آن کارایی، چابکی و بهبود مستمر در سراسر سازمان است. RPA وظایف درون فرآیندها را خودکار می کند در حالی که BPM چارچوب وسیع تری برای مدیریت و بهینه سازی فرآیند فراهم می کند.
RPA و BPM – شباهت ها
مدیریت فرآیندهای کسب و کار و اتوماسیون فرآیند رباتیک هر دو برای کارآمدتر کردن فرآیندها هستند، BPM (ترکیب با BPA) یک رویکرد کلی برای بهینه‌سازی، خودکارسازی و استاندارد کردن فرآیندهای سر به سر است، در حالی که RPA با وظایف خاص و تکراری سر و کار دارد. بنابراین در حالی که RPA می تواند بخشی از رویکرد BPM باشد، جایگزین BPM نخواهد شد.
همانطور که قبلا ذکر کردیم، BPM و RPA در مقابل یکدیگر قرار ندارند. در واقع، زمانی که با هم استفاده می شوند بهترین عملکرد را دارند.
مقایسه RPA و BPM
RPA وظایف فردی را با ربات‌های دیجیتال که مثل یک دستیار برای شما عمل می کنند خودکار می کند در حالی که BPM فرآیندهای سربه سر کسب و کار را تجزیه و تحلیل، بهینه سازی و کنترل و پایش می کند. مدیریت فرآیند کسب و کار و اتوماسیون فرآیند رباتیک همراه با هوش مصنوعی، تیم نهایی بهینه سازی فرآیند هستند.
ادغام مدیریت فرآیند کسب و کار و اتوماسیون فرآیند رباتیک چه مزایایی دارد؟
کنترل متمرکز: کنترل متمرکز BPM به سازمان ها اجازه می دهد تا کل اکوسیستم اتوماسیون خود – از جمله RPA – را از یک پلت فرم مدیریت و نظارت کنند. این شامل برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و هماهنگی فعالیت‌های انسانی و دیجیتالی، تضمین اجرای روان در سیستم‌های متعدد است.
مدیریت حجم کار پیشرفته: یک پلت فرم BPMS می‌تواند به کسب‌وکارها امکان توزیع هوشمندانه حجم کاری بین ربات‌های دیجیتال و افراد بر اساس در دسترس بودن، مجموعه مهارت‌ها و اولویت‌ها را بدهد. این تضمین می کند که از منابع خود به بهترین شکل استفاده می کنید و وظایف خاص و کل فرآیندها را برای بهره وری بهتر و زمان پردازش کمتر انجام می دهید.
تجزیه و تحلیل و گزارش بهبود یافته: BPM همچنین می‌تواند بینش‌های ارزشمندی در مورد اتوماسیون، مانند عملکرد ربات‌های دیجیتال و ROI ارائه دهد. سازمان‌ها می‌توانند معیارهای کلیدی، از جمله تعداد فرآیندهای خودکار، صرفه‌جویی در زمان و نرخ خطا را برای اندازه‌گیری تأثیر RPA بر عملیات تجاری خود ردیابی کنند. این بینش ها باعث بهبود مستمر در فرآیندهای کسب و کار خودکار می شود.
افزایش انعطاف‌پذیری: با ادغام BPM و RPA، سازمان‌ها می‌توانند به راحتی رشد کنند تا با استقرار کارکنان دیجیتالی اضافی یا گسترش اتوماسیون به فرآیندهای جدید، تلاش‌های بزرگ مقیاس را انجام دهند.
عملیات تکامل یافته: یکی از مهمترین و اساسی ترین مزایای یکپارچه سازی BPM و RPA، تحول دیجیتال است. با ادغام RPA و BPM، شرکت ها می توانند به طور اساسی عملیات، فرآیندها، استراتژی ها و تجربه مشتری خود را تغییر داده و بهبود بخشند. این روش های جدید کار، ارائه ارزش و تعامل با مشتریان را امکان پذیر می کند.
اکنون که مزایای این دوتایی پویا را می دانیم، چگونه از یکپارچگی بهینه اطمینان حاصل می کنید؟ در اینجا چند مرحله کلیدی وجود دارد:
فرآیندهای اتوماسیون را شناسایی کنید. فرآیندهای کسب و کار را به طور کامل تجزیه و تحلیل کنید تا وظایف یا جریان های کاری آماده برای اتوماسیون را شناسایی کنید.
نقشه برداری و بهینه سازی فرآیندها. نقشه فرآیندهای موجود را با استفاده از BPM ، شناسایی کرده گلوگاه‌ها را پیدا کنید و با بهینه سازی آنها باعث بهبود کارایی و اثربخشی در کل سازمان شوید.
فرصت ها را اولویت بندی کنید. فرآیندهای شناسایی شده را ارزیابی کنید و آنها را بر اساس عواملی مانند پیچیدگی، حجم، تأثیر نتیجه کسب و کار و بازده سرمایه گذاری بالقوه اولویت بندی کنید.
طراحی گردش کار خودکار. گردش‌های کاری سرتاسری را تعریف کنید که هم RPA و هم BPM را در بر می‌گیرد، وظایفی را که می‌توان با استفاده از RPA خودکار کرد، شناسایی کرد و عوامل و شرایط اجرای آنها را در چارچوب کلی BPM مشخص کرد.
برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات. ارتباطات روان و تبادل داده بین پلتفرم‌ها را فعال کنید که ممکن است شامل یکپارچه‌سازی APIها، وب سرویس‌ها و غیره باشد.
نظارت و مدیریت کنید. اجرای مکانیزم های نظارت و مدیریت قوی برای نظارت بر فرآیند یکپارچه. این کار شامل ردیابی عملکرد کارکنان دیجیتال و افراد، تجزیه و تحلیل فرآیند، مدیریت استثنا و گزارش است. ابزارهای BPM قابلیت دید را در فرآیند سر به سر فراهم می کنند و امکان نظارت در زمان واقعی، بهینه سازی عملکرد و بهبود مستمر را فراهم می کنند.
به طور مستمر بهبود دهید. به طور منظم عملکرد و اثربخشی فرآیندهای یکپارچه را ارزیابی کنید. معیارها را تجزیه و تحلیل کنید، بازخورد کاربران را جمع‌آوری کنید و زمینه‌هایی را برای بهینه‌سازی یا گسترش شناسایی کنید تا پیشرفت‌های مداوم را به دنبال داشته باشد و اتوماسیون را با نیازهای در حال تحول کسب‌وکار همسو کنید.
با ادغام فناوری‌های اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM)، کسب‌وکارها می‌توانند از نقاط قوت هر دو فناوری برای به دست آوردن مزیت رقابتی بهره ببرند.