فرآیندهای کسب و کار کوچک خود را به حال خود نگذارید، اجازه ندهید چیزی یا کسی برای کسب و کارتان به صورت غیرموثر نسخه بپیچد. یاد بگیرید که چگونه فرآیندهای حیاتی را که باعث آرامش کار شما می‌شوند ساده و مختصر کنید. چیزی که من در مورد صاحبان مشاغل دوست دارم علاقه آنها به کاری است که انجام می‌دهند. به همین دلیل است که آنها وارد کار خود می‌شوند.
اما من گاهی آنها را در جریان کسب و کارشان دچار استرس، ناامید یا پریشان می‌بینم. کار در پشت صحنه به دردسر می‌افتد و آنها شادی و نشاطی را که برای اولین بار به آنها الهام شده بود از دست می‌دهند. رازی که برای دوباره شعله‌ور شدن این اشتیاق وجود دارد و باعث ساختن برند تجاری آنها می‌شود، فرآیندهای کسب و کارشان است.
یک فرآیند کسب و کار، نحوه انجام یک وظیفه مشخص یا چگونگی رسیدن از A به B است. هر کسب و کار در طول یک روز ده‌ها فرآیند در حال اجرا دارد.
بیشتر آنها این است که شما و کارمندانتان فقط “می دانید” چگونه این کار را انجام دهید، خواه پاسخگویی به تلفن، ساخت یک جز یا نوشتن یک مقاله باشد.
مشکل این است که اکثر صاحبان مشاغل برای مستند کردن، اندازه‌گیری و مدیریت این فرآیندهای تجاری وقت نمی‌گذارند. آنها مشغول کارهای مهم دیگری هستند. با وجود این که کسب و کار سعی در رشد دارد، فرآیندهای ناکارآمد جلوی آن را می‌گیرند. آن وقت استرس و فرسودگی آنها را عقب می‌اندازد.
مطالعات مختلف نشان می‌دهد در حالی که ۹۶٪ کسب و کارها دارای برخی فرآیندهای مستند شده هستند (احتمالاً از مرحله راه‌اندازی)، تنها ۴٪ از آنها، فرآیندها را اندازه‌گیری و مدیریت می‌کنند. به همین دلیل ما مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) را برای مشاغل کوچک توصیه میکنیم.
من خودم بعنوان یک صاحب کسب و کار، آگاه هستم که وقت شما چقدر ارزشمند است. هرگز به اندازه کافی وقت برای دور زدن بیهوده وجود ندارد. بنابراین زمانی‌که وقت خود را به چیزی اختصاص می‌دهید، باید تأثیر آن زیاد باشد.
این همان خدمتی است که مدرسه مدیریت فرایند ارائه می‌دهد. در پایان این برنامه‌ی اجرای گام به گام، شما دو دارایی با تأثیرپذیری بالا خواهید داشت که کاملاً کسب و کار شما را تغییر می‌دهد و همچنین نحوه تفکر شما درباره مدیریت فرآیند کسب و کار را تغییر می‌دهد.
- ابتدا شما یک فرآیند کاملاً دوباره طراحی شده در کسب و کار خود خواهید داشت. ما شما را در این مسیر راهنمایی میکنیم، بنابراین در نهایت شما با یک فرآیند ساده و کارآمد روبرو می‌شوید که بلافاصله تجارت و زندگی شما را تحت تاثیر گذاشته و بهبود می دهد.
- دوماً شما یک سیستم دائمی برای مستندسازی، اندازه‌گیری و مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود به دست می‌آورید.
اشتباهات قابل اجتناب – چه اتفاقی می‌افتد زمانی‌که فرآیندهای خود را مدیریت نکنید؟
طبیعت از فضای خالی متنفر است (این بدان معنی است که هر فضایی در طبیعت باید با چیزی پر شود). در تجارت نیز این عبارت صادق است.
وقتی فرآیندها به حال خود رها می‌شوند، چیزی یا شخصی برای رسیدگی به آن عجله خواهند کرد. این موارد ممکن است کارآمد باشند یا نباشند. آنها ممکن است اهداف کسب و کار شما را پیش ببرند یا نبرند با اینکه آنها اهداف شخصی را که آن را ایجاد کرده، پیش خواهند برد، چه آن شخص مشتری باشد چه کارمند باشد.
نتیجه اصلی پیچیده است. گزینه‌های بسیار زیاد، مراحل بسیار زیاد و افراد درگیر زیادی وجود دارد. کارهای اضافی وجود دارد. شما و کارمندانتان دائماً چرخ را دوباره اختراع می‌کنید. رشد متوقف می‌شود زیرا:
- هزینه‌ها به طور غیرضروری زیاد هستند.
- وقت تلف می‌شود
- کیفیت رنج می‌برد
- شکایات مشتری شروع به افزایش می‌کند
- و سطح استرس همه افزایش می‌یابد
تجارت شما دقیقاً مانند دستگاه روغن‌کاری شده‌ای که در ابتدا تصور می‌کردید کار نمی‌کند!
اما اگر مثل من و اکثر صاحبان مشاغل کوچک هستید، کلمات “فرآیندها” و “سیستم ها” کافی هستند تا احساس دستپاچه شدن در شما ایجاد شود. ممکن است حتی خسته شوید، زیرا چندان کار جذابی نیست.
با این وجود اثربخشی مدیریت فرآیند بی چون و چرا است. شرکت‌هایی مانند مک دونالد یا دانکین دوناتس می‌توانند هزاران شعبه خود را که توسط دانشجویان اداره می‌شوند را کنترل کنند و همه اینها به دلیل مدیریت فرآیند است.
مطالعه‌ای که قبلاً نقل کردم از یک شرکت کوچک نام می‌برد که فقط یک روند را تغییر داده و سالانه ۴۰۰۰۰۰ دلار اضافی خالص آورده است. بنابراین می‌دانیم که BPM کار می‌کند و تاصیرات فوق العاده ای بر کسب و کار شما خواهد داشت.
درک مفهوم بهبود فرآیند آسان است – کارهایی را که در کسب و کارمان انجام می‌دهیم بررسی کنید و آنها را با استفاده از موارد زیر بهبود ببخشید:
- حذف مراحل
- کاهش وظایف به افراد اصلی
- ترسیم دستورالعمل های واضح
- تفویض اختیار
- اتوماسیون و مکانیزاسیون فرایند
- برون سپاری
و شما به راحتی ماشین تجاری تنظیم شده‌ای را که همیشه می‌خواستید، بدست می‌آورید با پذیرش این موضوع که شما و تیم شما روی کارهای با ارزش تمرکز کند. همه این موارد به کمک مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برای مشاغل کوچک قابل تحقق است.
مدیریت فرایندهای کسب و کار فعالیت هایی که تأثیر زیاد روی کسب و کار شما می‌گذارد را سبک و ساده می‌کند.
گام های اصلی استقرار مدیریت فرایند در کسب و کارهای کوچک
در ادامه برخی از مهم ترین گام های اصلی برای استقرار مدیریت فرایند در کسب و کارهای نه چندان بزرگ را ارائه کرده ایم. البته استقرار مدیریت فرایند در کسب و کارهای کوچک و بزرگ تفاوت های خیلی زیادی با هم ندارند ولی در مطالب بعدی به برخی از این تفاوت ها اشاره خواهیم کرد.
مرحله ۱: فرآیندهای تجاری با تأثیر بالا را شناسایی کنید
شما می‌آموزید که چگونه سریعا فرآیندهای ناکارآمد را که بیشترین تأثیر را در موفقیت شما دارند، شناسایی کنید. سپس یک فرآیند ناکارآمد، پیچیده یا پرهزینه را انتخاب می‌کنید تا با کمک آموزش ما طراحی مجدد کنید.
این مطلب را هم بخوانید: اولویت بندی فرایندها از منظر مایکل همر
مرحله ۲: آنچه را که اکنون انجام می‌دهید مستند کنید
در اینجا شما با یک سند دقیق از روند فعلی خود مواجه خواهید شد. فقط وقتی بدانید دقیقاً کجا هستید، می‌توانید مشکلات را شناسایی کرده و تغییراتی ایجاد کنید. این گام به فرایندنویسی یا مستندسازی فرایندهای وضعیت موجود نیز معروف است.
مرحله ۳: مشخص کنید که کجا می‌توانید بهتر عمل کنید
در این مرحله شما یک سری سوال از خود می‌پرسید که نشان می‌دهد کجا فضایی برای بهبود حداکثر تأثیر وجود دارد. پاسخ‌ها به شما امکان می‌دهد در مورد نحوه تغییر، تفویض اختیار، برون سپاری یا اتوماسیون تصمیم بگیرید.
مرحله ۴: فرآیند جدید و قدرتمند خود را طراحی کنید
در اینجا، باید فرآیند دوباره طراحی شده خود را مستند و ترسیم کنید. شما دقیقاً می‌دانید که فرایند چگونه کار خواهد کرد و چه کسانی درگیر خواهند شد.
مرحله ۵: آزمایش کنید، پیاده سازی کنید و ارتباط برقرار کنید
اکنون که فرایند خود را ساده سازی کرده و بهبود داده اید، می توانید قبل از اجرا آنرا شبیه سازی و آزمایش کنید. همچنین به محض اینکه این سیستم اجرا می‌شود پیشنهادات قدرتمندی را از طرف کارکنان جهت بهبود دریافت خواهید کرد که نشان از تعامل کارکنان خواهد داشت. بعد از آزمایش می توانید از طریق اتوماسیون، فرایند خود را پیاده سازی و اجرا کنید.
نتیجه گیری و مراحل بعدی
با رسیدن به اینجا، یا فرآیند جدیدی خواهید داشت یا آماده اجرای فرآیند جدید خود خواهید بود و مهم‌تر از همه، از آن روز به بعد، شما یک سیستم دائمی و سفارشی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار خواهید داشت.